Wenn es um Buchhaltung geht, dann wird im Prinzip zwischen der einfachen Buchführung und der doppelten Buchhaltung unterschieden. Bei der einfachen Buchführung ist es ausreichend, die Ein- und Ausgaben gegenüber zu stellen.
Die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung innerhalb eines Geschäftsjahres gibt dann den entsprechenden Gewinn oder Verlust an, der für die Einkommensteuererklärung notwendig ist. Die doppelte Buchführung ist allerdings viel komplizierter und vor allem für Gründer noch etwas schwer zu verstehen.
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Wann ist man auf doppelte Buchführung angewiesen?
Die doppelte Buchführung ist in Deutschland Pflicht laut § 1-6 HGB für alle Kaufleute, sowie für gewerbliche Unternehmer mit mehr als 60.000 Euro Jahresgewinn, oder mit über 600.000 Euro Jahresumsatz. Wer nicht zu dieser Kategorie zählt, kann die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, also die einfache Buchführung in Anspruch nehmen. Freiberufler sind übrigens nicht auf die doppelte Buchhaltung angewiesen. Zu der Kategorie Freiberufler zählen u.a. erzieherische und unterrichtende Tätigkeiten, sowie künstlerische, wissenschaftliche und auch schriftstellerische Aktivitäten. Unter selbständigen Aufgabenbereichen versteht man auch den Arztberuf, die selbständigen Verrichtungen als Architekten, Ingenieure, Anwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, Journalisten, Dolmetscher, sowie auch als beratende Betriebs- und Volkswirte. In diesen Fällen kann man als Gründer die einfache Buchführung anwenden. AGs und GmbHs sind natürlich zu einer doppelten Buchführung verpflichtet.
Worum geht es bei der doppelten Buchhaltung?
Bei der doppelten Buchführung ist die Bilanz die eigentliche Grundlage. Sie zeigt die Finanzlage der Unternehmen an und wird jeweils am Jahresanfang und Jahresende erstellt. Die Bestandskonten sind nach Aktiva und Passiva getrennt. Die Aufteilung und Benennungen erfolgen in der Regel nach standardisierten Kontenplänen. Im Rahmen der doppelten Buchführung werden die Zu- und Abflüsse täglich immer auf zwei Konten gebucht. Also immer auf Konto und Gegenkonto. Die Geldbestände werden am Jahresende von den einzelnen Konten übernommen und in die Schlussbilanz übernommen.
Bei der doppelten Buchführung wird also ein Konto immer im Soll und im Haben belastet. Durch dieses System bildet sich also immer zwischen den beiden Konten der Aktiv- und Passivseite ein Gleichgewicht. Auf beiden Seiten muss die Bilanzsumme den gleichen Wert darstellen.
Mit der doppelten Buchführung kann man also auf zwei Arten den Unternehmenserfolg feststellen. Zu Beginn durch den Vergleich vom Konto Eigenkapital in der Bilanz, sowie auch am Ende der Periode durch die Gegenüberstellung von Aufwand und Ertrag.
Ein großer Vorteil bei der doppelten Buchführung ist, dass man jederzeit einen sehr guten Überblick erhält, was offene Kundenrechnungen angeht, bestehende Verbindlichkeiten, sowie natürlich auch über die Liquidität. Die Gewinn- und Verlustrechnung, sowie die Bilanzen müssen in Form von einem Jahresabschluss aufgestellt und beim Finanzamt eingereicht werden, was übrigens auch auf elektronischem Weg möglich ist.
Was passiert wenn man die Buchhaltungspflicht nicht einhält?
Es fällt unserem Finanzamt natürlich sofort auf, wenn fehlerhafte Buchungen und Bilanzen vorgelegt werden. Wenn keine korrekten Gewinn- und Verlustrechnungen vorhanden sind, dann kann das für Unternehmen zu unnötig hohen finanziellen Belastungen führen. Fehlen beispielsweise Belege, oder sind die Buchungen falsch getätigt, dann führt das in der Regel zu schmerzenden Steuernachzahlungen mit Zinsen und weiteren Zuschlägen wegen der Versäumnis. Das Finanzamt unterrichtet übrigens auch über den jeweiligen Beginn der Buchführungspflicht. Das ist auch der Fall wenn man als Einzelunternehmer die festgelegte Umsatz- oder Gewinngrenze überschreitet. Die Buchhaltungspflicht für Gesellschaften endet erst dann, wenn diese im Handelsregister gelöscht wird. Ansonsten endet sie für Einzelunternehmen in dem Moment, wenn die gesetzten Grenzen zwei aufeinander folgende Jahre unterschritten werden.
Welche Konten muss man bei der doppelten Buchführung anlegen?
Es kommt immer auf die eigentliche Branche an, sowie natürlich auch auf die Besonderheiten der jeweiligen Unternehmen. Kontenrahmen oder Muster für einen Kontenplan, gibt es so gut für alle einzelnen Branchen, allerdings sind diese vor allem für kleine Unternehmen zumindest am Anfang viel zu umfangreich. Erhältlich sind diese Kontenrahmen bei jedem Steuerberater, in Kammern und auch bei Verbänden. Im Prinzip besteht so ein Kontenrahmen aus acht verschiedenen Klassen, in denen ähnliche Konten aufgeführt sind. Unter Konten versteht man in diesem Fall die jeweiligen Rubriken für die benötigten Vorgänge, was also beispielsweise Wareneinkaufskonten oder Logistik- und Transportkostenkonten sein können. Alle diese Konten sind bei der doppelten Buchhaltung in Soll und Haben unterteilt. Sie gleichen im Prinzip einer Waage, da alle Konten miteinander in einer Beziehung stehen. Auch leiten sich die Konten aus der Bilanzkonto Position ab. Man könnte eigentlich das System der doppelten Buchführung mit einer Pyramide vergleichen, wo die Spitze das Bilanzkonto bildet und alle Konten hier zusammenführen. Sie bildet eine hervorragende Gesamtübersicht was die Vermögenswerte und natürlich auch die Schulden angeht. Die doppelte Buchführung gibt also am Jahresende nicht nur Aufschluss über die erzielten Gewinne und Verluste, sondern sie ist auch die eigentliche Grundlage in Bezug auf die Kalkulationen für das nächste Geschäftsjahr.
