Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen ist die Corona-Krise eine Herausforderung, die viele Neuerungen mit sich bringt. Von gelockerten Kurzarbeitsregelungen bis zur Verlegung von Arbeitsstunden in das Home Office ist viel möglich.
Personaler sollten dabei auch die Aufrechterhaltung grundlegender innerbetrieblicher Abläufe nicht aus dem Blick verlieren und sich dennoch am Schaffen einer neuen Kultur der Zusammenarbeit auf Vertrauensbasis beteiligen.
Inhaltsverzeichnis
Sichere Zusammenarbeit auf Vertrauensbasis
Das neuartige SARS-CoV-2 Virus, kurz als Coronavirus bezeichnet, hat die ganze Welt voll im Griff. Nahezu alle Staaten und Territorien weltweit setzen in der Krise auf Isolation und auch in Deutschland werden nahezu täglich neue Umgangsregeln vorgestellt. Bundesländer wie Nordrhein-Westfalen preschen dabei im Alleingang nach vorne und gefährden so auch die reibungslosen Abläufe in Unternehmen, die sich auf eine wenigstens zeitweise Umstellung der Zusammenarbeit von Mitarbeitern einstellen müssen. Auch im Personalmanagement herrschen Unklarheiten vor, was die Rolle von Arbeitskräften im Unternehmen in Corona-Zeiten angeht.
Vertrauen: Remote und Telearbeit statt Präsenzpflicht
Eine der ersten Regeln, die in allen Firmen, deren Arbeitsmodell das ermöglicht, eingeführt wurde, war die Auslagerung von Arbeitsstunden ins Home Office. Sowohl Arbeitgeber, als auch die Mitarbeiter selbst wissen jedoch, dass diese Neuregelung an weitreichende Änderungen geknüpft ist. Mitarbeiter, die bisher keine professionelle Arbeitsausstattung daheim hatten, müssen aufrüsten. PC oder Laptop mit Webcam, Headsets, schnelles Internet und Möglichkeiten zum Drucken, Akten ablegen, aber auch der Zugriff auf Unternehmensdatenbanken, müssen beschafft werden. Personaler sollten daher auf die Bedenken der Mitarbeiter eingehen und kurzfristig mit der Bereitstellung von Materialien reagieren. Technik-Miet- und Leasing-Services schaffen auch für kleinere Unternehmen eine günstige Möglichkeit, für einige Monate umzurüsten.
Besonders wichtig ist jedoch auch das Vertrauen in die Arbeit der Mitarbeiter. Der Druck, der auf Mitarbeitern in Großraumbüros und Gemeinschaftsbüros sonst ausgeübt wird, entfällt. Plötzlich müssen Vorgesetzte und Personaler sich darauf verlassen, dass die Arbeit erledigt wird. Hier gilt es, eine gewisse Offenheit zu entwickeln und anhand definierter Ziele zu verfolgen, wie sich die Arbeitsleistung entwickelt.
Planung: Durch Zielsetzung Fortschritte überprüfen
Die Corona-Krise zeigt, dass viele Projekte und Arbeitsabläufe sich auch in lockerer Zusammenarbeit auf die Ferne erledigen lassen. Doch nur mit einem festen Fahrplan lässt sich überprüfen, ob Ziele auch erreicht werden. Das können Umsatz- oder Projekt-Etappen sein. Mitarbeiter haben eventuell Probleme, sich in die neue Arbeitssituation einzufinden und den Arbeitsplatz daheim professionell auszustatten. Diese Einarbeitung schlägt sich auch auf das anfängliche Arbeitspensum nieder. Der Haufe Verlag zum Beispiel empfiehlt in seinem Corona-Ratgeber, von Anfang an E-Learning Angebote bereitzustellen. In dem Ratgeber werden auch komplizierte Neuregelungen rund um die Auszahlung von Kurzarbeitslöhnen erläutert, ein absolutes Muss für jedes Unternehmen, das Arbeitszeiten jetzt neu regeln möchte.
Ein Prüfen der Arbeitsleistung anhand von Zielen ist erst nach einigen Wochen der Zusammenarbeit möglich. Bis dahin sollten Personaler sich vorerst auf die Aussagen der Mitarbeiter verlassen und von Zeit zu Zeit telefonisch oder in Videokonferenzen abfragen, wer mit welcher Aufgabenstellung aktuell Probleme hat. Eine kurze Erklärung hilft oft deutlich besser weiter als ein umfassendes Seminar, das die konkreten Probleme nur allgemein streift.
Interne Prozesse: Das Unternehmen selbst im Blick
Nicht zuletzt sollte das Personalmanagement auch innerbetriebliche Abläufe im Blick behalten, die nicht in die Telearbeit verlegt werden können. Schließlich muss die Infrastruktur des Unternehmens weiterbestehen und nach dem hoffentlich baldigen Ende der Corona-Krise wieder in Betrieb zu nehmen sein. Darum gilt es, interne Prozesse zu identifizieren und sicher zu machen.
Dazu zählen beispielsweise:
- Werk- und Arbeitsschutz innerhalb der Betriebsräume
- IT und Unternehmenssicherheit in eigenen Rechenzentren und Firmenräumen
- Lager- und Logistikaufgaben, die mit entsprechendem Seuchenschutz ausgestattet werden müssen
- Sicherheitsmaßnahmen für Zulieferer und eventuellen Kundenverkehr
- Erhöhter Reinigungsbedarf in allen genutzten Betriebsstätten
Sicherheit: Kunden- und Mitarbeiterdaten unter Kontrolle
Während Mitarbeiter daheim im Home Office oder mobil in Videokonferenzen und auf stark reglementierten Dienstreisen neue Technik ausprobieren, müssen Unternehmen weiterhin auch einen Blick auf Sicherheitsvorkehrungen behalten. Eine Aufgabe im Personalmanagement ist es daher auch, zu identifizieren, wer Zugriff auf welche Daten haben darf und sollte und wie diese Zugriffsberechtigungen umgesetzt werden. Videochats und Telearbeit bedeuten in vielen Bereichen auch eine Lockerung der Vorsichtsmaßnahmen, wenn es beispielsweise um Kundendaten geht. Branchen, die bisher bereits auf die Ferne mit Kunden zusammen arbeiteten wissen darum, wie schwer sich Datenschutzregelungen auf diese Weise umsetzen lassen. So dürfen Kunden beispielsweise im Einzelgespräch per Chat beraten werden, aber kein unbefugter Dritter auf diesen Chat Zugriff haben.
Eine Diskussion rund um Daten- und IT-Sicherheit zwischen Personalern, Firmen-IT und Datenschutzbeauftragten ist daher unumgänglich. Die beschlossenen Regeln müssen dann an die Mitarbeiter weitergegeben und korrekt implementiert werden.
Fazit: Die Corona-Krise lässt sich in Unternehmen bewältigen
Personaler stehen ständig vor neuen Herausforderungen. Die Corona-Krise ist nur ein weiteres Beispiel für die Anpassungsfähigkeit an neue Situationen. Solange das Personalmanagement in der Krise offen auf Mitarbeiter zugeht und Regeln kommuniziert, überstehen viele Unternehmen die Einschränkungen problemlos und können daraus für die Zukunft Erfahrungen ziehen.
