Insbesondere bei der Erstakquise seiner Kunden muss darauf geachtet werden, dass genügend Kommunikationsmöglichkeiten zur Verfügung stehen, um eine schnelle und unkomplizierte Kontaktaufnahme zu gewährleisten. Vor allem ist der telefonische Kontakt als sehr wichtig einzustufen, wenn man bedenkt, dass trotz des Internetzeitalters immer noch über 60% aller Neukunden das Telefon nutzen.
Die erfolgreiche Unternehmensführung setzt sich aus vielen kleinen Teilschritten zusammen. Eine wichtige und nicht zu vernachlässigende Säule bildet dabei die Erstakquise seiner Kunden. Hierzu gehört auch die erste Kontaktaufnahme über den Telefonservice. Wie aber die Erfahrung zeigt, vernachlässigen viele Firmen den telefonischen Kontakt mit potentiellen Neukunden, was die wirtschaftliche Profitabilität negativ beeinflusst. Um dem entgegen zu wirken, existieren bereits seit einiger Zeit sogenannte Sekretariatsdientleister, die unter anderem auch professionellen Telefonservice für Ihre Kunden übernehmen.
Doch warum ist der Telefonservice eigentlich so wichtig? Hierzu hat der Anbieter Bueroservice24 im Rahmen einer großangelegten „Büroumfrage“ die enorme Bedeutung der telefonischen Erreichbarkeit statistisch belegt.
Inhaltsverzeichnis
Wer benötigt einen professionellen Telefonservice?
Gerade kleine Unternehmen und Selbstständige haben damit Probleme für Ihre Kunden telefonisch erreichbar zu sein. Meistens liegt es daran, dass sie keine eigene Bürokraft aus Kosten- oder Platzgründen einstellen können bzw. möchten. Wenn Sie Kundentermine wahrnehmen, oder aber anderweitig verhindert sind, bleibt wenig Zeit, um neue Anrufe entgegen zu nehmen. Manchmal rufen potenzielle Neukunden auch in der Mittagspause oder außerhalb der Öffnungs- und Arbeitszeiten an, was die Telefonannahme umso schwieriger macht.
Verfügt also ein Unternehmen nicht selbst das entsprechende Personal, um eine reibungslose Kontaktaufnahme über das Telefon zu ermöglichen, so bietet sich die Inanspruchnahme von einem externen Telefonservice an. Durch dieses Vorgehen kann die telefonische Erreichbarkeit auch dann sichergestellt werden, wenn das eigene Büro nicht besetzt ist. Verpasste Anrufe in der Mittagspause oder während Terminen außerhalb des Büros gehören dann hoffentlich der Vergangenheit an.
Wie läuft eine typische Telefonannahme ab?
Die vielen Anbieter versuchen dabei einen sehr umfassenden Service anzubieten. Dazu gehören vor allem die Annahme von eingehenden Gesprächen und die Durchführung der Telefonate im Sinne des Auftraggebers. Anschließend wird der Kunde über den Anruf informiert und erhält alle zugehörigen Informationen. Die hier gezeigte Grafik des Anbieters Bueroservice24, der mit einem umfangreichen Leistungsangebot überzeugen kann, beschreibt den Ablauf einer solchen Anrufannahme.
Der potenzielle Neukunde ruft Ihr Unternehmen an. Durch die eingerichtete Weiterleitung wird der Anruf vom beauftragten Telefonservice angenommen. Das professionell ausgebildete Fachpersonal meldet sich im Namen Ihrer Firma und erfragt wichtige Daten und sendet Ihnen eine E-Mail mit allen relevanten Informationen zu dem Anruf zu. Auch haben Sie die Möglichkeit sogenannte VIP-Kunden einzurichten. Diese werden dann sofort zu Ihnen durchgestellt. Das empfiehlt sich insbesondere für wichtige Anrufe, oder aber für Kunden die bereits mit Ihnen in Kontakt stehen. Alle relevanten Informationen, die die Angestellten bei der Anrufannahme wissen und abfragen müssen, können Sie bequem über das Internet einrichten. Nach der Einrichtung werden Sie normalerweise angerufen, um die Daten noch einmal abzugleichen bzw. Unklarheiten zu beseitigen.
Große Büroumfrage liefert aussagekräftige Hinweise für Unternehmer
Doch kommen wir zurück zu der zuvor angesprochenen Umfrage von Bureoservice24. Welche wesentlichen Aussagen können ihr entnommen werden?
Fast 60 % der Befragten gaben an, beim ersten Kontaktversuch mit einem neuen Anbieter nicht auf den Anrufbeantworter zu sprechen, wenn das Unternehmen nicht erreichbar ist. Des Weiteren wählen über zwei Drittel sofort die Nummer eines anderen Dienstleisters, was die Wichtigkeit der telefonischen Erreichbarkeit für Unternehmen zusätzlich verdeutlicht. Die unkomplizierte Kontaktaufnahme ist aber nicht nur für den Dialog mit neuen Interessenten wichtig, sondern auch von großer Relevanz für die Zufriedenheit von Bestandskunden. Demzufolge sind über 75% der befragten Deutschen frustriert, wenn sie den gewählten Anbieter innerhalb der Geschäftszeiten nicht telefonisch kontaktieren können.
Warum sich die Zusammenarbeit mit einem Telefonservice lohnt
Die Ergebnisse dieser Umfrage sind sichere Beweise für die enorme Bedeutung der telefonischen Erreichbarkeit eines Unternehmens. Die vielen Angebote der Anbieter orientieren sich meist an professionellen Ansprüchen und beinhalten eine ganze Reihe von Leistungsmerkmalen. Dazu zählt zum Beispiel die Terminvergabe und Durchführung von eingehenden Buchungen, durch ein geschultes Fachpersonal. Auch die individuelle Produktberatung und die Annahme von Bestellungen werden auf Wunsch automatisch abgewickelt. Dank dieser vielfältigen Optionen eignet sich der Service für Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen. Zudem sorgen vereinbarte Begrüßungen für eine persönliche Note. Manchmal bieten die verschiedenen Anbieter aber auch mehr als nur den reinen Telefonservice. So lassen sich zum Beispiel auch Büroräume für wichtige Meetings oder Kundengespräche buchen. Zudem bieten viele auch sogenannte Geschäftsadressen an. Eine Zusammenfassung bekannter Anbieter finden Sie in meinem Artikel „Büroservice und Telefonservice Anbieter im Überblick“.
Es gilt es darauf zu achten, ob die Leistungen des Anbieters durch anerkannte Kontrollstellen, wie den TÜV zertifiziert wurden. Zudem bieten viele Anbieter eine kostenlose Testphase an, in der die Leistungen kostenfrei eingerichtet und getestet werden können. Der hier genannte Anbieter zum Beispiel bietet seinen Kunden eine Testphase von 2 Wochen an, in der man sich von der Qualität des Unternehmens überzeugen kann.
Fazit:
Insgesamt gesehen empfiehlt sich die Beauftragung eines Telefonservices für alle Unternehmen, die in Zukunft keine eingehenden Anrufe mehr verpassen wollen, um den wirtschaftlichen Erfolg ihres Geschäftsvorhabens zu optimieren. Dabei können insbesondere Kleinunternehmen und Selbstständige davon profitieren. Denn sie haben meist keine eigene Bürokraft, sind aber durch den harten Wettbewerb auf jeden potenziellen Neukunden angewiesen.
