Eine Vielfalt von Aktivitäten ist in jedem Unternehmen auszuführen. Zur besseren Information der Investoren ist es empfehlenswert, diese Aufgaben im Businessplan systematisch in einer Organisationsplanung darzustellen und die Art und Weise der Durchführung zu erläutern. Hierbei sind alle Tätigkeiten, die zur Herstellung und Vermarktung des Produktes erforderlich sind, zu beschreiben.
Produktion und Vertrieb als Kernelemente
Kapitalgeber wollen wissen, ob der Unternehmer das volle Vertikum des Herstellungs- und Verkaufsprozessses übersieht, die Firma fest in Händen halten kann. Die Erarbeitung einer Organisationsplanung hilft auch dem Gründer, die Organisation seines Geschäftes durchzudenken und eventuelle Lücken rechtzeitig zu füllen. Bei der Gestaltung des Geschäftssystems sollen zwei Kernelemente – Produktion und Vertrieb – in Betracht gezogen werden. Beide Funktionen enthalten weitere Teilgebiete:
Die wichtigsten Prozesse in der Produktion sind:
- Einkauf,
- Rohmaterialbearbeitung,
- Teileherstellung,
- Montage
Vertrieb kann weiter geteilt werden in:
- Logistik,
- Großhandel,
- Einzelhandel.
Die zwei Hauptelemente sind mit übergreifenden Aufgaben zu ergänzen mit:
- Management,
- Finanzen,
- Personalwesen,
- Administration,
- Qualitätssicherung.
Das genaue Geschäftssystem und somit auch die Unternehmensorganisation sind natürlich von der Branche abhängig. Im Falle von Dienstleistungsfirmen ist „Produktion“ die Ausführung einer Tätigkeit, die von der Vetriebsorganisation verkauft wird. Bei Planung der Unternehmensorganisation müssen auch andere Faktoren überlegt werden. Denn der Aufbau der Firma wird auch vom Standort, Anzahl von Lagern sowie von der geplanten Kapazität stark beeinflusst.
Kooperation kann Vorteile bringen
Ein Unternehmensgründer kann sich entscheiden, welche Tätigkeiten er selbst durchführen will, und welche Funktionen er seinen Mitarbeitern oder Fremdfirmen übergibt. Sogar in einem Team von Unternehmern sind nicht alle nötigen Fähigkeiten vorhanden. Bei jeder Aktivität soll man untersuchen, ob es sich lohnt, die notwendigen Fertigkeiten zu erlernen, oder es ist günstiger, damit einen externen Lieferanten zu beauftragen. Spezialisierung auf strategische Fragen verbessert in der Regel die Effizienz des neu gegründeten Unternehmens. Die Kooperation mit einer erfahrenen Firma kann die Entwicklungschancen der Neugründung sogar verbessern. Es ist ratsam, den Fokus auf die Aktivitäten legen, die der Unternehmer oder das Unternehmerteam besser ausführen kann als jemand anderes. Wenn der Eigentümer sich nicht verzettelt und auf die wesentlichen Aufgaben konzentriert, hat die Firma die besten Wachstumsmöglichkeiten.
Make or Buy
Die Wahl zwischen eigener Durchführung einer Funktion oder durch Partnerschaft mit einem Lieferanten wird in der Fachliteratur als „make or buy“ Entscheidung genannt. Dabei sind sämtliche Vor-und Nachteile zu überlegen:
- Kosten,
- eine enge oder lose Partnerschaft ist erwünscht,
- Ersetzbarkeit, wenn der Partner ausfällt,
- Möglichkeiten zur Auflösung der Partnerschaft.
Eine lose, unverbindliche Partnerschaft kann einfach und schnell beendet werden, bedeutet aber eine gewisse Unsicherheit. Die ist für Massenprodukte geeignet: das Produkt ist nicht an den Bedürfnissen des Partners angepasst, ein Ersatz kann relativ schnell gefunden werden. Enge Partnerschaften knüpfen eine Abhängigkeit zwischen den Partnern; sie sind für spezialisierte Produkte oder im Fall von großem Volumen anwendbar. Dabei ist es schwierig, kurzfristig den Partner zu wechseln. Der Vorteil hier ist die Sicherheit, die eine feste Beziehung nachzieht.
Empfehlenswert ist Kontakt mit mehreren potenziellen Partnerfirmen aufzunehmen: man wird besser informiert und erreicht auch günstigere Konditionen. Die erfolgreiche Partnerschaft bietet eine „Win-Win“-Situation für beide Parteien: im Interesse der langfristigen Kooperation müssen beide Seiten Vorteile ziehen können.
