Wissensmanagement im Unternehmen steigert die Produktivität

Wissen gehört zu den wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens. Systematischer Aufbau und optimale Nutzung bilden Kernaufgaben des Wissensmanagements. Es ist mit entscheidend für die Wettbewerbsposition und nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Wissensmanagement bildet ein relativ neues Forschungsgebiet im Rahmen der Organisationstheorie. Etwa ab den 1980er Jahren begann man sich intensiver mit dem Entstehen und der Verarbeitung von Wissen in Unternehmen zu befassen. Dies mag mit der immer stärker werdenden Bedeutung der Informationstechnologie zusammenhängen, aber auch mit der raschen und schnellen Vermehrung von Wissen, die es zunehmend erschwert, den Überblick zu behalten und vorhandenes Know How effizient zu nutzen.

Wissen – mehr als nur Information

Das Wissensmanagement hat die Aufgabe, die Generierung von Wissen im Unternehmen, seine Erfassung und Speicherung, den Transfer und die Nutzung systematisch zu steuern. Um diese Aufgabe richtig wahrzunehmen, ist es notwendig zu verstehen, was Wissen überhaupt bedeutet. Die Informationen oder auch Daten bilden die Grundlage für die Entstehung von Wissen. Bei Informationen handelt es sich um einen Fluss von Nachrichten oder Daten, die extern oder intern verfügbar sind. Damit daraus Wissen entsteht, ist es notwendig, Informationen miteinander zu vernetzen, zu interpretieren und mit vorhandenem Vorwissen zu verbinden.

Die Wissenschaft unterscheidet unterschiedliche Wissensformen

Nach Blacker (1995) und Lam (2000) unterscheidet man die Wissensformen in eine Vierfeldertypologie:

• embrained knowledge: meint individuelles, erklärbares Wissen – zum Beispiel Fachwissen -, das sich gut IT-mäßig abbilden lässt;
• embodied knowledge: ist ebenfalls individuelles Wissen, das auf das persönliche „Können“ bei Denken und Handeln gerichtet ist. Es lässt sich auch mit dem Begriff „Fertigkeiten“ übersetzen;
• encoded knowledge: bezeichnet kollektives Wissen einer Organisation oder eines Unternehmens, das in Regeln und Verfahrensrichtlinien zum Ausdruck kommt. Typische Beispiele sind Leitbilder, Organigramme, Strategien, Prozessbeschreibungen usw.. Encoded knowledge ist dokumentierbar und damit ebenfalls gut für IT-Unterstützung geeignet.
• embedded knowledge: stellt das kollektive Pendant zum individuellen embodied knowledge dar. Es zeigt sich in eingeübten Verhaltens- und Vorgehensweisen sowie dem gelebten „Unternehmensgeist“.

Die drei Säulen des Wissensmanagements

Die Herausforderung des Wissensmanagements bestehen darin, das vorhandene individuelle Wissen im Unternehmen sinnvoll zu verknüpfen und damit kollektiv nutzbar zu machen. Es beruht auf drei tragenden Säulen: den Mitarbeitern, der Organisation und der Informationstechnologie:

• Die Organisation entscheidet über die Wege zur Bereitstellung, Verbreitung und Anwendung von Wissen im Unternehmen. Dies betrifft sowohl Aufbau als auch Abläufe. Es gibt mittlerweile innovative Organisationsformen und -modelle, die Wissensvermittlung und Lernen in Unternehmen systematisch fördern und unterstützen.
• Die Mitarbeiter müssen das Konzept des Wissensmanagements verstehen und akzeptieren. Dazu gehört die Nutzung der zur Verfügung gestellten Wissens-Instrumente ebenso, wie die Bereitschaft zum Wissenserwerb und -anwendung. Das Wissensmanagement sollte in diesem Sinne wesentlicher Bestandteil einer gelebten Unternehmensphilosophie sein.
• Die Informationstechnologie bildet so etwas wie das Rückgrat des Wissensmanagements. Es stellt das nötige Wissen – soweit abbildbar und dokumentierbar – dort zur Verfügung, wo es benötigt wird. Dazu kommen vor allem Dokumentenmanagement-Systeme und Contentmanagement-Systeme zum Einsatz. Leistungsfähige IT-Systeme sind entscheidend für effizientes Wissensmanagement.

Damit das Wissensmanagement funktioniert, ist es nötig, alle Säulen gleichermaßen in den Blick zu nehmen. Das beste wissensbasierte IT-System ist in Frage gestellt, wenn die Mitarbeiterakzeptanz fehlt oder die Informationsflüsse im Unternehmen unzureichend sind. Es reicht daher nicht, Wissen nur zur Verfügung zu stellen. Wissensmanagement muss auch für eine zielgerichtete Nutzung und Anwendung sorgen. Dies gilt sowohl für das Unternehmen als Ganzes, als auch für einzelne Untereinheiten oder zeitlich befristete Organisationsformen wie Projekte.

Bei Projekten ist Wissensmanagement besonders gefordert. Hier wirken häufig Mitarbeiter mit sehr unterschiedlichem Wissen für einen begrenzten Zeitraum zusammen, die Fluktuation ist überdurchschnittlich hoch. Gleichzeitig stehen in der Regel nur begrenzte Kapazitäten für Wissensmanagement zur Verfügung. Es kommt daher besonders darauf an, individuelles Wissen schnell und effizient kollektiv nutzbar zu machen. Auch in diesem Bereich können IT-Systeme wertvolle Unterstützung leisten.

Wissensmanagement – geeignete IT-Lösungen gefragt

Große Unternehmen entwickeln oft eigene Systeme für ihr Wissensmanagement. Mittelständische Firmen verfügen meist nicht über entsprechende Ressourcen und sind auf IT-Lösungen von außen angewiesen. Davon gibt es mittlerweile einige am Markt. Eine interessante und vielseitige Wissensmanagement-Software bietet Haufe Suite. Die Haufe Gruppe ist ein anerkanntes Medien- und Softwarehaus, das viele Lösungen für Unternehmen und Selbständige im Bereich der Informationstechnologie bereitstellt.

Haufe Suite ermöglicht seinen Nutzern eine zentrale Oberfläche für Wissensmanagement und unterstützt über Fachwissen hinaus Geschäftsprozesse, Team-Work und Projektarbeit in Unternehmen. Im Bereich Wissen bietet das Tool Zugriff auf die Haufe Fachdatenbanken. Es macht darüber hinaus alle relevanten Unternehmensinformationen, Richtlinien, Dokumente usw. einfach und schnell verfügbar und verbessert damit die Arbeitsabläufe nachhaltig. Mit Hilfe des Systems können außerdem Prozesse im Unternehmen standardisiert und transparenter gemacht werden.

Externe Software-Lösungen sind für Unternehmen, die sich eigene Entwicklungen nicht leisten können, eine ideale Möglichkeit, trotzdem ein leistungsfähiges Wissensmanagement einzurichten und umzusetzen. Dies macht es möglich, vom aufgebauten und vorhandenen Wissen optimal zu profitieren.