Meetings sind in nahezu allen Branchen verbreitet. Statistisch gesehen verbringen Angestellte und Chefs gleichermaßen teilweise bis zu 19 Stunden in der Woche damit, Konferenzen zu planen und durchzuführen.
Nicht jede davon verläuft erfolgreich und führt zum gesetzten Ziel. Wir verraten, wie die künftigen Besprechungen in Zukunft positiver verlaufen.
Inhaltsverzeichnis
Das Meeting gelingt mit eingegrenzten Themen: Das Wesentliche besprechen
Viele Unternehmen handeln in Besprechungen zu viele Themen ab. Die Folge: Die Teilnehmer werden im Verlauf der Besprechung immer unkonzentrierter und verstehen die wesentlichen Punkte nicht mehr. Hierfür bietet es sich an, das im Management häufig verwendete Kiss-Prinzip anzuwenden und die Sitzung strukturiert aufzubauen: Zunächst werden die Teilnehmer begrüßt, anschließend die Themen vorgestellt und das Fazit und die Prognose stehen am Schluss. In manchen Fällen ist es hilfreich, die Mitarbeiter in die Themenfindung miteinzubeziehen und die Agenda im Vorfeld bereitzustellen. Die Liste sollte zudem die zuständigen Mitarbeiter für den jeweiligen Themenbereich erfassen.
Die Besprechung verläuft in geeigneten Räumlichkeiten erfolgreicher
Die passende Umgebung setzt kreative Impulse und wirkt sich in vielen Fällen positiv auf die Gesprächssituation aus. Die Möglichkeiten für einen geeigneten Raum sind dabei vielfältig: Meetings können sowohl in Cafés, als auch in stilvollen Hotels und Sitzungszimmern oder am heimischen Unternehmenstisch stattfinden. Es sollte dabei jedoch keine Ablenkung vorhanden sein und die technischen Ausstattungen sollten sich realisieren lassen. Neben den richtigen Räumen gilt es, die Zahl der Teilnehmer gleichsam zu begrenzen und die Beteiligten zu ersuchen, die Mobiltelefone auszuschalten.
Richten Sie die Art der Besprechung nach der Wichtigkeit aus
Keine Besprechung gleicht der anderen. Im digitalen Zeitalter ist es problemlos möglich, die geplante Zusammenkunft im Web abzuhalten oder eine telefonische Konferenz einzuberufen. Lediglich 26 Prozent aller Meetings finden noch im persönlichen „Face-to-face“-Modell statt. Für die alltäglichen Zusammenkünfte sind diese neuartigen Formen hervorragend geeignet, solange es lediglich um kleine Details oder Absprachen geht. In anderen Fällen wie ernsthaften Krisengesprächen oder weitreichenden Entscheidungsprozessen sind persönliche Treffen unerlässlich.
Die Besprechung glückt mit einem zeitlich festgelegten Rahmen
Für ein erfolgreiches Meeting ist es notwendig, Grenzen zu setzen und zeitliche Vorgaben genauestens einzuhalten. Sie sollten vorher bereits wissen, wieviel Zeit das Meeting beansprucht und diesen Rahmen an alle Teilnehmer herantragen. In das Zeit-Management lassen sich jedoch kleinere Pausen integrieren. Sofern es während des Gesprächs Verzögerungen gibt – etwa, wenn ein Teilnehmer über seine Redezeit hinaus spricht oder der Themenpunkt zu lange diskutiert wird, empfiehlt sich ein Zeitnehmer. Es liegt bei Ihnen, entweder ein anderes Thema dementsprechend zu kürzen oder die Diskussion kurz und knapp zu beenden. Für ein gelungenes Meeting ist es wiederum nicht vonnöten, die zeitliche Begrenzung vollständig auszuschöpfen. Endet die Besprechung eher, bleibt mehr Zeit für die anstehenden Aufgaben.
Ein Meeting zeichnet sich durch ein detailliertes Protokoll aus
Die Besprechung verläuft erst dann erfolgreich, wenn ein Protokoll mit den Ergebnissen vorliegt. Die entsprechenden Beschlüsse sollten in präzisen Stichpunkten vorliegen und anschließend an die Teilnehmer gelangen. Mobile Clouds helfen dabei, Bilder und Dokumente schnell und unkompliziert zu versenden.
Stereotypen, die in (fast) jedem Meeting auftauchen
Diese Besprechungstypen tragen nicht unbedingt zum Erfolg bei, bereichern aber dennoch jede Sitzung auf die ein oder andere Art:
- Der Störenfried, der zu allem eine andere Meinung hat – und diese deutlich artikuliert.
- Ein Unterbrecher, der anderen ins Wort fällt
- Der Zuspätkommer, der nie pünktlich erscheint, aber immer eine Ausrede kennt.
- Der Sensible: Oft gereizt, sehr empfindlich, rastet wegen Belanglosigkeiten aus
- Der Genießer: Isst ständig, trinkt Kaffee oder Tee und richtet sich häuslich ein
- Der Perfektionist: hält sich streng an die Themenliste oder hat die Uhr genauestens im Blick
- Smartphone-Junkie: schaut die ganze Zeit auf sein Smartphone
