Für viele Start-ups dürfte die Antwort auf die Frage, welche Form der Arbeitszeiterfassung die Mitarbeiter nutzen oder nutzen sollen, mit „Natürlich ein Tool!“ eindeutig ausfallen. Was in vielen Branchen immer noch weit verbreitet ist – die Zeiterfassung am Terminal, mit Stundenzettel oder per Stechuhr – ist für viele Start-ups undenkbar.
Das hat weniger etwas mit vermeintlicher digitaler Arroganz zu tun als mit der Tatsache, dass browserbasierte Lösungen zur Arbeitszeiterfassung und die entsprechenden Apps einfach besser zu den Anforderungen von Start-ups passen.
Was muss eine moderne Arbeitszeiterfassung für ein Start-up leisten können?
- Sicherheit: Das Erfassen der Arbeitszeiten sollte möglichst fälschungssicher sein. Bei einem Tool zur Zeiterfassung „stempeln“ sich die Mitarbeiter am Desktop, am Tablet oder via Smartphone ein und aus. Dieses Verfahren ist nicht ganz so sicher wie die Zeiterfassung der Mitarbeiter via Fingerabdruck am Terminal, aber sicherer als Stundenzettel oder Stechuhr. Außerdem erfassen APPs für die mobile Zeiterfassung in der Regel neben den An- und Abwesenheiten via GPS auch den Standort der Mitarbeiter
- Qualität der Daten: Mit einer Zeiterfassungssoftware erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten nicht nur auf die Minute bzw. Sekunde genau, die Daten sind auch immer aktuell und können zu jedem Zeitpunkt für Auswertungen und Entscheidungen abgerufen werden. Mit manchen Tools lassen sich zudem auch Projektzeiten dokumentieren und direkt auf die entsprechenden Kostenstellen buchen. In der ersten Phase der Gründung sind solche Features sicherlich noch nicht für jedes Start-up relevant, sie können es aber mit zunehmendem Geschäftserfolg werden. Das Tool auf dieser Seite ist beispielsweise erweiterbar und kann gemeinsam mit dem Unternehmen wachsen.
- Verwaltungsaufwand: Die Arbeitsstunden einiger weniger Mitarbeiter lassen sich noch gut mit Stundenzettel und Excel-Liste auswerten, mit einer intelligenten Arbeitszeiterfassung haben Sie allerdings sehr viel weniger Verwaltungsaufwand und ein weit geringeres Fehlerrisiko durch Medienbrüche. Bei einigen Zeiterfassungstools werden die Datensätze zum Beispiel automatisch an Lohn & Buchhaltung übergeben. Außerdem lassen sich die erfassten Arbeitsstunden bei den meisten Tools auch als Excel-Liste oder CSV-Datei exportieren.
- Kosten: Intelligente Lösungen für die Arbeitszeiterfassung gibt es in allen Preisklassen. Manche Tools werden kostenlos angeboten, andere bieten für vergleichsweise kleines Geld schon mehr Features und für etwas mehr Geld erhält man in der Regal alle Features, die ein Unternehmen in der Gründungsphase und in den ersten Geschäftsjahren benötigt. Alternativ bieten Anbieter im Premium-Segment modulare Lösungen, bei denen später andere Module für ein modernes Workforce-Management zur Arbeitszeiterfassung hinzu gebucht werden können.
- Zukunftsfähigkeit: Für ein Start-up sind flexible Arbeitszeitmodelle erfahrungsgemäß besonders wichtig. Zum einen kann man so optimal bedarfsorientiert wirtschaften, zum anderen kann man Mitarbeitern die Arbeitszeitmodelle anbieten, die sie sich für ihre Worklife-Balance wünschen. Mit einem guten Zeiterfassungstool lassen sich ohne Weiteres unterschiedliche gesetzliche Regelungen im System hinterlegen bzw. unterschiedliche Arbeitszeitmodelle rechtssicher verwalten. Auch die Dokumentationspflicht, die im Mindestlohngesetz gefordert wird (siehe auch Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung), ist mit einer Zeiterfassungssoftware kein Problem.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Mit dem richtigen Tool und den entsprechenden Berechtigungen ist maximale Transparenz bei der Arbeitszeiterfassung für alle Beteiligten möglich. Mitarbeiter können in diesem Fall jederzeit ihre Zeitkonten einsehen, Fehlbuchungen korrigieren oder Urlaubsanträge stellen. Die Teilhabe an betrieblichen Prozessen fördert nachweislich die Mitarbeiterzufriedenheit und wirkt einer hohen Mitarbeiterfluktuation, vor denen auch ein Start-up nicht gefeit ist, entgegen.
Was ist bei der Implementierung einer Arbeitszeiterfassung zu beachten?
Der Gesetzgeber kennt nur bei Minijobs und Überstunden eine Pflicht zur Dokumentation. Start-ups sind damit nicht verpflichtet, reguläre Arbeitsstunden in anderen Arbeitsverhältnissen als Minijobs zu erfassen (mehr Informationen dazu hier). Führt ein Unternehmen eine Arbeitszeiterfassung ein, müssen die Mitarbeiter aus datenschutzrechtlichen Gründen zu jeder Zeit in ihre Daten einsehen können. Auch ist untersagt, andere Daten als Arbeitszeitdaten zu erfassen. Jedes Unternehmen oder Start-up, das eine Arbeitszeiterfassung einführt, ist daher gut beraten, die Mitarbeiter vor der Implementierung über die Zeiterfassung der Wahl aufzuklären und mit ins Boot zu holen. Einmal eingeführt profitieren Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen von der smarten Lösung!
