Flexible Arbeitsformen, die Arbeit von daheim, Homeoffice, Corona hat dem eine ganz neue Bedeutung verliehen.
Jetzt kommt es mehr und mehr darauf an, dass wir uns sozial distanzieren. Da ist das Homeoffice die ideale Lösung. Wie aber lässt sich das Ganze auch ideal umsetzen? Hier sind die wichtigsten Tipps.
Inhaltsverzeichnis
Alles beginnt mit der richtigen Organisation
Die Idee der Arbeit daheim weist gewisse Einschränkungen. Um dennoch effizient zu sein, kommt es daher von Anfang an auf die richtige Organisation an. So lässt sich diese erreichen:
Tipp 1 – Mach klare Ansagen: Formuliere alle Details für die Aufgaben, Arbeiten und Verantwortlichkeiten unmissverständlich und in einfachen Worten. Kündige Updates an und gib Kommunikationswege für wichtige Feedbacks an. Auf diese Weise können deine Mitarbeiter dir mitteilen, wenn irgendwo nachjustiert werden muss.
Tipp 2 – Die Kommunikationswege: Sorg dafür, dass jeder für jeden erreichbar ist. Das heißt, erstelle Listen der Kontaktinformationen, die jeder einsehen kann. Hebe dabei vor allem Schlüsselpersonen, wie IT Personal, hervor.
Tipp 3 – Stell die Handlungsfähigkeit her: Ein Team muss miteinander kommunizieren. Das geht vom Leiter zu den Mitgliedern und von Mitglied zu Mitglied. Setze alles ein, was zu Verfügung steht. Das beinhaltet auch private Geräte, wie Smartphones oder Laptops.
Die rechtliche Seite
Auch bei der Arbeit daheim geht es nicht ganz ohne Recht und Gesetz. Hierbei musst du darauf achten:
Tipp 4 – Informiere über das Arbeitsrecht: Unbekanntes schafft Verdruss. Die neue Arbeit im Homeoffice ist voll davon. Da geht es um Versicherung, die Arbeitszeiten und deren Erfassung, Pausen, Regeln für den Arbeitsplatz und, und, und. Informiere daher deine Mitarbeiter, wie all das nun im Homeoffice funktioniert. Das geht am besten mit allgemein verständlichen Regelungen und einer Liste der häufigsten Fragen. Letztere sollte immer auf dem neuesten Stand gehalten werden.
Den Betrieb am Laufen halten
Ist die Arbeit organisiert, beginnt das Ganze meist ein wenig chaotisch. Schnell jedoch kommt es zu einer stabilen Phase, in der die Mitarbeiter sich in die neue Arbeitsweise eingewöhnen. Dann geht es um Aufsicht, Kontrolle und die Reaktion auf bestimmte Entwicklungen. Dafür gibt es die folgenden Tipps:
Tipp 5 – Kommuniziert immer wieder miteinander: Mitarbeiter wollen wissen, dass jemand da ist und auf alles achtet. Führungskräfte wollen sehen, dass die Mitarbeiter die Aufgaben erledigen. Gute Entwicklungen müssen erkannt werden, damit dort noch mehr erreicht werden kann. Fehlentwicklungen müssen gestoppt werden, bevor sie große Auswirkungen haben. All das geht über Kommunikation und zwar viel davon. Trefft euch online, sprecht, chattet. Lasst den Chef mit den Leuten reden. Achte darauf, dass Vertrauen entsteht. Das geht darüber, dass der Chef ein offenes Ohr hat und auch merkt, was passiert. Dann können die Leute sich an ihn wenden und er kann das Schiff in die richtige Richtung steuern.
Tipp 6 – Neue Umstände verlangen nach neuen Führern: Unterteile deine Leute in Teams. Gib den Teams Leiter, die sich nicht nur mit der Arbeit auskennen, sondern auch IT bewandert und flexibel sind. Dann können sie auch bei kleinen technischen Problemen Rat geben und sie können auf die Besonderheiten des Homeoffice reagieren. Es ist schwer, ein Team zur Arbeit zu bewegen, wenn der schon etwas ältere Vorgesetzte kaum chatten kann.
Die Darstellung nach Außen und die Unterstützung
Probleme wird es immer wieder geben. Diese dürfen jedoch nicht zu einer negativen Außenwirkung führen. Daher werden klare Regeln für den sprachlichen Umgang untereinander und mit dem Kunden gebraucht. Dazu musst der IT Support auf Zack sein, damit die Kunden kein Problem haben, dein Team zu erreichen.
Tipp 7 – Klare Sprachregelungen: Sprache kann manchmal so missverständlich sein. Daher muss einfach für bestimmte Projekte oder bestimmte Situationen ein klares Wort vorhanden sein. Dabei kann es sich um einen Arbeitstitel oder einen klar definierten Begriff handeln. Das gilt für den Umgang innerhalb des Teams. Nach außen hin muss ebenfalls eine klare Sprachregelung getroffen werden. Damit wird sichergestellt, dass sich die Kunden respektiert und verstanden fühlen.
Tipp 8 – Halte den IT Support immer in Bereitschaft: Die Arbeit im Homeoffice kann ohne IT nicht funktionieren. Viele Mitarbeiter mögen jedoch nicht so IT bewandert sein. Darüber hinaus kann es auch zu Problemen mit den Apps und Programmen kommen. Hier muss der Support sofort zur Stelle sein. Dann kann denjenigen mit Ratschlag geholfen werden, die sich schwertun. Dann bleibt auch die Software betriebsfähig. Das schafft wiederum Vertrauen beim Kunden, wenn er das Team jederzeit erreichen kann.
Neue Zeiten bringen neue Erfordernisse
Das Coronavirus ist da und wir werden uns für eine Weile anpassen müssen. Wir haben uns schon in so vieler Hinsicht verändert, dass einiges davon auch nach dem Virus bleiben wird. Sieh also das Virus nicht als ein Problem, sondern eine Chance. Damit kannst du dich hier und jetzt auf die Zukunft einstellen. Beherzige diese Tipps dabei und du wirst erfolgreich sein.
